TU SOCIEDAD NO ERES TÚ
Cada vez que un cliente alcanza un momento profesional en el que necesita pasar de ser trabajador autónomo a formar una sociedad mercantil, ya sea por responsabilidad profesional, por asociación con otro u otros autónomos o por buscar un interés económico y tributario, tenemos que hacer grandes esfuerzos para inculcarle la necesidad de que ha de aprender a separar las cuentas personales y las de la empresa. Ya como autónomos, recomendamos llevar esta separación entre lo personal y lo profesional, pero en sociedades ya no se trata de una recomendación sino de una obligación.
Todo socio debe entender que las cuentas y el dinero de la sociedad no son suyos y que por lo tanto, no pueden disponer de él para sus propios fines. El dinero de la sociedad, es de la sociedad y solo de la sociedad, no de los socios, de los apoderados o de los administradores. Tiene que ser la sociedad, por acuerdo de la Junta de Socios, la que haga reparto de beneficios, préstamos o pagos de salarios y nadie más.
Por supuesto, los gastos personales no se pueden cargar en las cuentas de la empresa. En muchas ocasiones, los clientes nos preguntan si se puede deducir como gasto tal factura personal en suministros o cual compra no relacionada con la empresa y la respuesta es muy clara: No y además no solo eso, es que nunca se deben pagar con tarjeta, cheque o con cargo en la cuenta de la empresa, ningún tipo de gasto que no sea por compras o servicios destinados a la propia empresa.
Esta conducta, que muchas veces llevan a cabo los socios, apoderados, autorizados o administradores, no es correcta pues se dispone de un bien ajeno, la cuenta de la empresa, para un fin particular, su propio beneficio.
Nuestras recomendaciones cuando un cliente constituye una empresa siempre son las mismas:
Primero.- Abrir cuentas y solicitar tarjetas, de crédito o débito, separadas. Las personales para los gastos propios y la de empresa para el funcionamiento de la sociedad.
Segundo.- Dotar a los administradores de una nómina ajustada a las circunstancias de la empresa en cada momento y a sus propias necesidades, siempre que estos trabajen para la sociedad. Para poder deducirse la sociedad este gasto, las escrituras han de recoger este acuerdo.
Tercero.- Si finalizado el ejercicio social, las cuentas arrojan beneficios, una vez provisionados los importes para el pago de impuestos y hechas las reservas oportunas, proceder a repartir el sobrante entre los socios conforme a su participación si así se acuerda por la Junta de Socios.
Finalmente, existen otras dos formas de acceder al capital disponible de la empresa y estas son:
Mediante la reducción del capital social de la empresa, siempre que no sea por debajo del 50% del mínimo exigido, ya que si no, estaríamos ante una causa de disolución si esta reducción no es consecuencia del cumplimiento de una ley.
Y la otra vía, la que más nos cuesta recomendar, es la que corresponde al reparto del capital social cuando se produce la disolución y liquidación de la empresa. Una vez cerrado el balance provisional a la fecha del acuerdo de disolución y liquidados los saldos del pasivo, se reparte el activo entre los socios conforme a su cuota de participación en la empresa.
No tener en cuenta estas recomendaciones, puede suponer graves perjuicios para las dos partes. Para la empresa por las inspecciones fiscales y sanciones por deducciones indebidas; para el socio, administrador o apoderado porque puede incurrir en situaciones incluso de dudosa legalidad y enfrentarse a posibles reclamaciones judiciales emprendidas por otros miembros de la empresa.
Deja que, como asesores, hagamos nuestro trabajo y siempre que surjan dudas consúltanos que es lo que puedes o debes hacer ante determinadas circunstancias del día a día de tu sociedad.
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